İPEKYOLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI  ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
 
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar
Amaç
MADDE 1: (1) Bu Yönetmeliğin amacı İpekyolu Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün görev yetki ve sorumlulukları ile teşkilat ve işleyişini düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2: (1) Bu yönetmelik İpekyolu Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş
amacı faaliyet alanları yönetim statüsü şeması ile yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsamaktadır.
Hukuki dayanak
MADDE 3: (1) Özel Kalem Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye kanununun 15/b ve 18/m maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 : (1) Bu yönetmelikte geçen kısaltmalar;
a) Belediye : İpekyolu Belediyesini,
b) Başkan : İpekyolu Belediye Başkanını,
c) Büyükşehir Belediyesi :Van Büyükşehir Belediye Başkanlığını,
ç) Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğünü,
d) Müdür : Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,
e) Personel : Müdür  ve diğer birim mensuplarını( memur, sözleşmeli personel ve işçiler) ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat
Kuruluş
MADDE 5: (1) Özel Kalem Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48nci ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak İpekyolu Belediye Meclisince kurulmuştur.

Teşkilat
MADDE 6: (1) Özel Kalem Müdürlüğü Müdür ve memur, sözleşmeli personel ve işçilerden oluşur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Personel unvan ve nitelikleri
MADDE 7: (1) Özel Kalem Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri
aşağıdaki gibidir.
a) Özel Kalem Müdürü: 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun istisnai memurlukların atamaya ilişkin 59, 60 ve 61nci maddelerinde öngörülen hükümleri
doğrultusunda atanır.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8: (1) Özel Kalem Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki
gibidir.
a) Özel Kalem Müdürünün Görevleri :
1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder.
2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.
3) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.
5) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.
6) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri
olup memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.
7) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
8) Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında
ve doğru olarak yerine getirilmesini, Belediyede çalışan personelin özlük işlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlar.
9) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
10) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.
b) Özel Kalem Müdürünün Yetkileri :
1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen
programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma
yetkisi.
2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve
yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.
3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.
4) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme
yetkisi.
5) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani
denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.
6) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil
raporu düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için
bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.
7) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme
yetkisi.
8) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın
onayına sunma yetkisi.
9) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.
10) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla
haberleşme yetkisi.
c) Özel Kalem Müdürünün Sorumlulukları: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu
ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

Özel Kalem Müdürlüğünün görevleri
MADDE 9: (1) Özel Kalem Müdürlüğü aşağıdaki görevleri Başkanların verdiği yetki  ve emirler doğrultusunda, Özel Kalem Müdürünün gözetim ve denetiminde yerine getirir.
a) Özel Kalem Müdürlüğünün başlıca görevleri:
1) Başkanlıkça düzenlenen sosyal faaliyetlerin ve törenlerin organizatörlüğünü
üstlenir.
2) Gerçekleştirilen faaliyetlerin protokole duyurulmasını sağlar.
3) Başkanın istediği toplantıların yapılmasını ve organizasyonunu sağlar.
4) Koordinasyonda iletişim kopukluğu olmaması için gereğini yapar.
5) Belediyeyi ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli
düzenlemeleri yapar.
6) Yaptığı programlarla Başkanların zamanının en iyi şekilde planlanmasına yardımcı olur
7) Vatandaş Başvurularını Değerlendirmek:
a) Başkan adına şahsen veya mektupla başvuran dilek ve temennilerini
bildiren vatandaşların müracaatını tespit eder.
b) Başkan adına gelen mektup ve davetiyeler günlük olarak Başkana arz edilir.
c) Başkan adına gelen mektupları Özel Kalem Müdürü, Başkan ile birlikte açar.
ç) Gerekli inceleme yaparak vatandaşın istediğini hangi Müdürlüğü ilgilendirdiğini araştırır ve sonuca ulaşması için gerekli çalışmaları yapar.
d) Mektubun ne ile ilgili olduğunun anlaşılabilmesi için mektubun önemli yerleri çizilerek veya küçük notlar ilave edilerek başkana sunulur.
e) Başka Müdürlüklerin ilgili alanına giren şikayet ve dilekler Başkanın havalesi alındıktan sonra ilgili Müdürlüklere gönderir.
f) Özel Kalem Müdürlüğü kendi bünyesinde halledebileceği sorunları çözer.
g) İşini çözüme kavuşturmak için gelen vatandaşları dinler, konusu daha alt kademede çözümlenmek üzere vatandaşı danışman, başkan yardımcısı veya müdürlere göndererek başkanın çalışmasını kolaylaştırır.
ğ) İlgili Müdürlerden gelen cevaplar Özel Kalem Müdürlüğünce arşivlenir.
8) İlgili Müdürlüklerden gelen ve başkanlar tarafından imzalanması gereken evraklar Özel Kalem Müdürlüğünce başkanlara iletilir.
9) Başkanlık Yazışmalarını yaptırmak; Müdürlüğe intikal eden Kurum içi veya Kurum dışı tüm evrak kayda alınarak gereği müdürlüklere iletilir. Müdürlüklerce gerektirdiği takdirde Özel Kalem Müdürlüğüne geri dönen evraklar ilgili Müdür ve Özel kalemce arşivlenir.
10) Devam Çizelgeleri Denetimi:
a) Hafta sonu nöbet tutan Müdürlerin nöbetleri ile ilgili vukuatları yazdıkları nöbet defteri Başkanlara arz edilir.
b) Nöbet defteri Müdürlükte muhafaza edilir.
11) Halk Günü ile ilgili görevler:
a) Halk günlerinde başkanlığa gelen vatandaşın problemi bizzat Başkanlar  tarafından dinlenir.
b) Vatandaştan gelen talepler gerektiğinde değerlendirmeye alınmak üzere kayda geçirilir.
c) Aynı şekilde Başkanların havale ettiği vatandaşın Belediyeyi ilgilendiren sorunlarını imkanlar dahilinde çözmeye çalışır.
12) İlgili mevzuatın yüklediği görevler ile Başkanların verdiği diğer görevleri yapar.
b) Personellerin görev yetki ve sorumlulukları: Müdürlük emrinde görevli
personeller(memur, sözleşmeli personel ve işçiler), kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
Hizmetlerin icrası
MADDE 10 : (1) Özel Kalem Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterildiği gibidir.
a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.
b) Görevin planlanması: Müdürlük amaçlarının gerçekleştirilmesinde başarıyı artırmak için çalışmalarını haftalık aylık yıllık olarak planlar, programlar, görevlendirme yapar. Müdürün bu çalışma ve görevlendirme plan ve programını personele ilan ile görevi tevdi eder takip eder. Çalışma programı ve görevlendirme yapılırken planlamanın; gerçekçi, uygulanabilir, ölçülebilir sonuçlar içermesi amaç edinilmeli, soyut plan ve programlardan kaçınılmalıdır.
c) Görevin İcrası: Özel Kalem Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen
görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
 
 İşbirliği ve koordinasyon
MADDE 11:
a) Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
1-Müdürlük içi İşbirliği, Müdür tarafından sağlanır.
2- Müdürlüğe Gelen Tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalanıp müdüre iletilir. Müdür gerekli dağıtım yapıldıktan sonra zimmet defterine işlenerek ilgililere iletilmesini sağlar.
b) Diğer Kurum ve Kuruluşlarda Koordinasyon
1- Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür.
2-Müdürlüğün Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık diğer kurum ve kuruluşlarla yapacağı yazışmalar Belediye Başkanının imzası ile yürütülür.
3- Yazışmalar Yazışma Kuralları ve usulleri ile ilgili düzenlemelere uygun olarak yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte yer almayan hususlar
MADDE 16: (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlük
MADDE 17: (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben
ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 18: (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.