T.C.
İPEKYOLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
Görev ve Çalışma Yönetmeliği
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, İpekyolu Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- Bu Yönetmelik, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrolü Kanunu ile 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen:
a) Belediye: İpekyolu Belediyesi’ni,
b) Başkanlık: İpekyolu Belediye Başkanlığı’nı,
c) Müdürlük: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü,
d) Müdür: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü’nü,
e) Yönetmelik: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği’ni ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık
Teşkilat
MADDE 5- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
Müdürlük
Bağlı Birimler
A) Basın Yayın Bürosu
B) Halkla İlişkiler Bürosu
C)Bilgi Edinme Bürosu
D)Çağrı Merkezi
E) Beyaz Masa
Bağlılık
MADDE 6- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanı’na veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 7- Aşağıda belirtilen görevler, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yürütülür:
1) Belediyenin faaliyetleri hakkında kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlamak, hedef kitlelerle etkin ve sağlıklı bir iletişim kurmak, vatandaşın belediye hizmetlerinden etkin bir biçimde yararlanmasını sağlamak,
2) Gazete, televizyon, radyo ve ajanslar gibi medya organlarıyla iyi ilişkiler geliştirmek, kitle iletişim araçlarından etkin biçimde yararlanmak,
3) Belediyenin amaç, hedef ve politikaların belirlenmesi amacıyla çeşitli araştırmalar yaparak müdürün bilgisine sunmak,
4) Belediye çalışmaları ve projelerini haber haline getirmek; makale, röportaj, bilgi notları, broşür hazırlamak; kısa filmler, spotlar hazırlamak ya da hazırlatmak,
5) İpekyolu Belediyesi tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organlarıyla iletişime geçmek,
6) Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara verip, takip etmek,
7) Medya mensuplarına, Belediye ile ilgili haberlerini ve çalışmalarını yaparken rahat bir ortam sağlamak,
8) Yazılı, sözlü, görüntülü basın ve yayın organlarını takip ederek İpekyolu Belediyesi’nin leh ve aleyhinde olan gelişmeleri ve diğer belediyelerle ilgili yenilikleri Belediye Başkanına düzenli olarak rapor vermek,
9) Belediye hakkında medyada yer alan yanlış ya da gerçek dışı haberlerle ilgili her türlü tedbiri almak,
10) Belediyenin çalışmalarını kamuoyuna ve İpekyolu sakinlerine daha etkin biçimde duyurabilmek, doğru bilgilendirmeyi sağlamak amacıyla bülten hazırlamak,
11) Basın yayın organlarında belediye ile ilgili çıkan görüntülü ve yazılı haberleri düzenli şekilde arşivlemek,
12) Belediye iletişim panolarının kullanımını, görsel materyalin hazırlanmasını, bastırılmasını ve güncellenmesini sağlamak,
13) Belediye çalışmalarını kamuoyuna ve İpekyolu ilçesinde yaşayan vatandaşlara daha etkin biçimde duyurabilmek için bülten, afiş, pankart, web, sms, e-posta vb. her türlü iletişim aracını kullanmak,
14) Belediye Başkanının medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile iş birliği içerisinde ayarlamak,
15) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarının düzenleyeceği basın toplantılarının organizasyonunu yapmak,
16) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcıları için basın açıklaması hazırlamak,
17) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yapmak ve materyalleri ihtiyaç duyan müdürlüğe vermek, arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütmek, ihtiyaç duyulması halinde kiralama yoluna gitmek.
18) Web sitesi için gerekli olan görüntülü ve görüntüsüz haberleri hazırlayıp Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordinasyon halinde sitenin güncelliğini sağlamak,
19) Kurumun düzenlediği etkinliklerde gerekli hazırlıkları yaparak sinevizyon gösterilerini düzenlemek,
20) Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın belediye yönetimine karşı olumlu düşünebilmesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin, yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek,
21) Sivil toplum örgütleri ile belediye yönetimini belirli dönemlerde bir araya getirerek Belediye hizmetlerinin müzakere edilmesini sağlayan organizasyonlar düzenlemek. Belirli günlerde halk günleri toplantıları düzenlemek,
22) Hizmetler hakkında vatandaşa bilgi vermek amacıyla kurulan Beyaz Masa çalışmalarını etkin ve verimli bir şekilde yürütmek. Belediye hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak,
23) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,
24) SMS listelerini hazırlamak, güncellemek, davet, tebrik ve taziye mesajları göndermek,
25) Protokol ve davetli listelerini hazırlamak, güncellemek ve etiket çıktılarını almak, yapıştırmak, dağıtımının takibini ve raporlamasını yapmak,
26) Davetiye, afiş, el broşürü, billboard ve bez afişler yaptırarak, ilgili yer ve birimlere dağıtımlarını sağlamak,
27) Ses düzeni ve anons sistemi kullanımını gerekli kılan faaliyetler için bu sistemlerin hazırlık çalışmalarını yapmak,
28) Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımını yapmak; dosyalama düzeni ve Müdürlük arşivini oluşturmak,
29) Personelin her türlü özlük işlerinin tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,
30) Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak,
31) Bir harcama birimi olarak Müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,
32) Vatandaşlardan e-posta, telefon, faks şahsen ya da medya yolu ile gelen başvuruları, şikâyet, öneri ve talepleri, ilgili müdürlüklerle temasa geçerek değerlendirmek; en hızlı biçimde çözmek için takip etmek, sonuçlarını izleyerek ilgili kişi ve kurumlara iletmek,
33) İpekyolu halkına Belediye hizmetleri ile ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek için gerektiğinde kamuoyu yoklaması ve anket çalışması yapmak,
34) Sahada araştırma yapmak ve bilgilerin sisteme entegrasyonunu sağlamak, ilgili makamlara araştırma raporu yazmak,
35) Müdürlüğün ihtiyacı olan mal ve hizmet alımını 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununu ve ilgili mevzuat hükümleri kapsamında yapmak.
36) Aylık ve 3 aylık dönemler halinde Kültür, Sanat, aylık bülten hazırlamak ilçe sakinlerine dağıtımını sağlamak
Kuruluş :
MADDE 8- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 Sayılı Belediye Kanununun 48. Maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümlerine dayanarak İpekyolu Belediye Meclisi’nin 13.06.2019 tarih ve 163 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.
Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE 9- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 10- Müdürün görevleri aşağıda belirtilmiştir;
a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek,
b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olduğundan Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenlemek,
c) Yasalarla verilen her türlü görevi yapmak,
d) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle iletişim bakımından dikkate alınacak hususları belirlemek, belediyenin imajını istenilen şekilde güçlendirmek ve benzeri konularda kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtmek, alanıyla ilgili fakat devamlılık arz etmeyen işleri icra etmek, halkı bilgilendirici broşür, bülten, belediye web sayfası ve benzeri çalışmaları yürütmek, vatandaşlardan gelen şikâyet, teklif ve benzeri konuları en kısa zamanda belediyenin diğer birimleriyle çözüme kavuşturup, ilgililerine bilgi verilmesini sağlamak, birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak, halk meclisi veya Belediye Başkanı’nın halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmek, belediyece yapılan etkinliklerin koordinesini sağlamak, İpekyolu açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemek ve belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmek,
e) Müdürlüğün çalışmalarını tanzim etmek ve personel arası görev taksimatını yapmak,
f) Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket etmek,
g) Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,
h) Başkanlığı temsilen toplantılara katılmak,
ı) Belediye Başkanının medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile iş birliği içerisinde ayarlamak,
i) Başkanlıkça verilecek diğer görevleri yapmak,
MADDE 11- Müdürlüğe Bağlı Birimlerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
A- Basın Yayın Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Belediye çalışmaları ve projelerini haber haline getirmek; makale, röportaj, bilgi notları, broşür hazırlamak; kısa filmler, spotlar hazırlamak ya da hazırlatmak,
b) Belediye çalışmalarını kamuoyuna ve İpekyolu’na daha etkin biçimde duyurabilmek, doğru bilgilendirmeyi sağlamak amacıyla bülten hazırlamak,
c)Organizasyonlarla ilgili kendilerine tevdi edilen görevleri yapmak
d)Organizasyonlarla ilgili genel planlama ve süreç planlaması yapmak.
e)Yüklenici firmalarla iletişim kurarak organizasyonların hazırlık çalışmasını yürütmek.
f) Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapmak
B-Halkla İlişkiler Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Belediyenin vatandaş ile sürekli iletişim noktasıdır.
b) Beyaz Masa/Çağrı Merkezi ile Belediyeye gelen veya telefon ile vatandaşların taleplerini alır ilgili müdürlüklere iletir. Sonuçlarıyla ilgili vatandaşlarımıza geri dönüş sağlar.
c) Belediyeye ulaşamayan vatandaşlara ulaşarak ihtiyaç ve taleplerini yerine getirir.
d) Vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde 15 günlük süre içerisinde olumlu ya da olumsuz cevap verilmesi kaydıyla, tüm müdürlüklerle koordineli bir çalışma yürütür.
e) Yönetmelikte belirtilmiş tüm görevleri, zamanında ve gerekli özeni göstererek yapar.
f) Stratejik plana uygun olarak yapılacak faaliyetlerle ilgili projeleri müdüre sunar. Uygun görülen projelerin uygulanması için gerekli koordinasyonu sağlar,
g) Bilgi Edinme Kanunu kapsamında gelen başvuruları titizlikle takip eder, konusuna göre tasnif işlemi yapılarak ilgili birime gönderir. Gerekli takibi yaparak sonuçlandırır,
h) CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi) ve Açık Kapı başvurularını takip eder ve sonuçlandırır.
i) Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapar.
j) Belediyenin halkla ilişkiler hizmetlerini planlar, uygular, uygulama aşamasından sonra gerekli değerlendirmeleri yaparak elde ettiği sonuçları diğer birimlere aktarır ve süreci takip eder.
k) Belediye çalışmaları hakkında halkı bilgilendirir, halkın belediye yönetiminden olan talep ve başvurularını kabul eder, ilgili birimlere ulaştırır, sonuçları takip eder.
l) Halkla ilişkiler uygulamaları alanındaki yenilikleri takip eder, bunlardan uygun olanlarının belediyemizde uygulanabilirliği konusunda araştırmalar yapar ve bu kapsamda çeşitli öneriler hazırlar.
m)Kurum içi iletişimi sağlar, kurum kimliğini ve aidiyeti oluşturmak amacıyla çalışmalar yapar, iç haberleşmeler dâhil basılı materyalleri hazırlar.
n) Vatandaşların isteklerine yanıt verebilmek için bilgilerinin sürekli güncelliğini sağlar, belediye gündemini takip eder.
o) Vatandaşlardan gelen talep ve şikâyet konularına ilişkin raporlar alır ve Başkanlık Makamını bilgilendirir.
C) Bilgi Edinme Bürosunun Görev Yetki ve Sorumlulukları
09.10.2003 Tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Çerçevesinde Bilgi ve Belgeye Erişilmesi işlemlerinin yapılarak Sonuçlandırılmasını Sağlamak
D) Çağrı Merkezi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Vatandaşlarımızdan gelen talep ve şikâyet konularını kayıt altına alarak ilgili birimlere sistem üzerinden havale eder.
b) İletilen konuların zamanında çözümlenmesi için ilgili birimler ile koordineli çalışır.
c) Birimlerden yapılan geri bildirimleri talep ve şikâyet sahibine iletir.
d) Vatandaşların isteklerine yanıt verebilmek için bilgilerinin sürekli güncelliğini sağlar, belediye gündemini takip eder.
e) Belediye ile vatandaşlar arasında köprü vazifesi görür.
f) Belediye etkinlikleri ve organizasyonları hakkında vatandaşlardan gelen soruları yanıtlar.
E) Beyaz Masa Yetkilisinin Görev, yetki ve Sorumlulukları
a) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapar veya yaptırır.
b) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını vaktinde bitirilmesini sağlar.
c) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve sonuçlarını alır.
d) Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütür.
e) Birim yöneticiliğine ait iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur.
f) Bu yönetmelikte belirlenen müdürlük görevlerinden kendisine tevdi edilenleri yerine getirir. g) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmet İcrası
Görevin Alınması
MADDE 12- Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin Planlanması
MADDE 13- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
Görevin Yürütülmesi
MADDE 14- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
MADDE 15- Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, müdür tarafından sağlanır.
a) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
b) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
c) Müdürlükteki görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları teslim ve tesellüm belgesi ile teslim eder. Devir-teslimi yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
d) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni
görevliye teslim edilir.
Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
MADDE 16- Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmaları İdare’nin talimatları ve imza yetkileri yönergesine göre hareket edilir.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem
MADDE 17-Müdürlüğe fiziki ortamda gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. E-Belediye Sistemi üzerinden elektronik ortamda gelen evraklar Müdür tarafından sistem üzerinden ilgili Birim ve Personele havale edilir, elektronik ortamda personele havale edilen evrakın zimmet ile verilmesine gerek duyulmaksızın işlem yapılır.
Arşivleme ve Dosyalama
MADDE 18- Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim
Denetim Disiplin Hükümleri
MADDE 19- Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 20- İş bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
MADDE 21- Bu yönetmelik belediye meclisinde kabul edilip yayınlandıktan sonra yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 22- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
